Il Modello di organizzazione, gestione e controllo previsto dal D.lgs. 231/2001 costituisce uno strumento attraverso il quale l’impresa può strutturare e rafforzare il proprio sistema di prevenzione e controllo, in relazione ai rischi connessi alla possibile commissione dei reati-presupposto. La sua adozione non costituisce, in via generale, un obbligo per l’ente, ma rappresenta una scelta organizzativa volta a rafforzarne i presidi di legalità e di controllo.

Il Modello svolge, infatti, una duplice funzione:

• preventiva, in quanto consente all’impresa di individuare le attività maggiormente esposte al rischio di commissione di reati e di predisporre adeguati protocolli e presidi di controllo;
• rimediale, in quanto può contribuire a correggere le criticità organizzative emerse, rafforzando i sistemi di controllo e adeguando l’organizzazione ai rischi concretamente rilevati.

Il D.lgs. 231/2001 richiede che il Modello, in relazione alla natura e alle dimensioni dell’organizzazione nonché al tipo di attività svolta, individui le attività nel cui ambito possono essere commessi reati e preveda specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente, nonché adeguate modalità di gestione delle risorse finanziarie.

La concreta efficacia del Modello presuppone, inoltre, la sua adozione e attuazione effettiva, il costante monitoraggio e la presenza di un Organismo di Vigilanza, dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo, incaricato di vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello e di promuoverne l’aggiornamento.

A completamento del sistema, deve essere previsto un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure e delle procedure previste dal Modello. La sua corretta adozione, attuazione e vigilanza può assumere un ruolo determinante nella valutazione della responsabilità dell’ente nell’eventuale procedimento ai sensi del D.lgs. 231/2001.

Il Modello organizzativo non può essere considerato un documento e di mera forma. Al contrario èuno strumento trasversale che interessa la complessiva organizzazione dell’impresa durante le molteplici vesti che l’impresa assume nella realtà quotidiana imprenditoriale.

La sua efficacia dipende dalla capacità di integrarsi con gli adeguati assetti organizzativi e con i sistemi di gestione già presenti, coordinandosi con le procedure aziendali, le deleghe e procure, il Codice Etico, il sistema disciplinare, i flussi informativi e gli altri presidi di compliance eventualmente adottati dall’ente.

In questa prospettiva, il Modello coinvolge i diversi livelli dell’organizzazione e richiede una chiara attribuzione di ruoli e responsabilità, nonché la partecipazione consapevole degli organi societari, dei responsabili delle funzioni e dei dipendenti. Il suo obiettivo non è soltanto prevenire la commissione dei reati-presupposto, ma contribuire a rendere più strutturata, trasparente ed efficace la gestione dei processi aziendali.

La costruzione di un Modello efficace prende avvio dall’analisi della concreta realtà aziendale e del sistema di controllo interno esistente. È, quindi, necessario procedere alla mappatura dei processi e delle attività, individuando le aree maggiormente esposte al rischio di commissione dei reati-presupposto e valutando l’adeguatezza dei presidi già esistenti.

Il Modello deve essere costruito sulla base dei rischi concretamente rilevati e, pertanto, prevedere protocolli e procedure specifici per le aree maggiormente sensibili.

L’efficacia del sistema dipende, inoltre, dall’effettiva applicazione dei presidi previsti, dalla formazione e sensibilizzazione del personale, nonché da adeguati flussi informativi e da un costante monitoraggio. In tale ambito, l’Organismo di Vigilanza, quale presidio di controllo di terzo livello, svolge un ruolo centrale, verificando il funzionamento e l’osservanza del Modello e segnalando eventuali criticità.

Il Modello deve, infine, essere periodicamente verificato e aggiornato, in relazione all’evoluzione normativa, organizzativa e dei rischi dell’impresa. Solo un Modello concretamente attuato, adeguato alla specifica realtà aziendale e oggetto di costante aggiornamento può rappresentare un effettivo strumento di prevenzione e, nei contesti di particolare criticità, contribuire a un percorso di riorganizzazione e rafforzamento dei presidi di legalità.