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I modelli organizzativi

Prima di procedere all’esame delle caratteristiche del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Leg. 231/01, e l’iter da seguire per la sua costruzione, è opportuno chiarire che l’adozione del Modello, non è obbligatorio, ma costituisce la facoltà sia per l’ente che per le figure apicali dello stesso, di dotarsi di

  • un ottimo strumento che consenta di rilevare i rischi a cui è esposta e di porre in essere le attività volte a prevenire il verificarsi di eventi potenzialmente dannosi;
  • uno strumento difensivo in fase processuale;
  • un mezzo idoneo, al contempo, a dotare la società di una maggiore efficienza con ottimizzazione dei cicli di produzione e rappresentanza esterna.

L’introduzione del Modello comporta dei costi, sia diretti (relativi alle risorse impiegate per la sua progettazione e per il suo mantenimento) sia indiretti, dovuti al ritardo nel compimento delle operazioni aziendali, potenzialmente generato nel rispetto delle procedure e controlli da esso previsti.

In base a semplici considerazioni, i vertici dell’ente, potrebbero decidere di non adottare tale Modello di prevenzione dei reati, in tal caso, l’omessa adozione configurerebbe la c.d. colpa di organizzazione;  negli ultimi anni infatti i giudici hanno spesso inserito, tra le ragioni di condanna, la mancata adozione dei modelli organizzativi adeguati agli specifici rischi d’impresa. L’adozione del modello, risulta obbligatorio a decorrere dal 31.03.2008 per ottenere la qualifica nel segmento STAR di Borsa Italiana (Trib. Pen. Milano sent. n. 3300/07, Trib. Pen. Milano sent. N. 1508/06) inoltre, diviene obbligatorio se lo s’impone come requisito necessario per poter accreditarsi presso la pubblica amministrazione (Regione Lombardia dec. n.5808/10, gli enti formativi  devono adeguarsi, entro il 31.03.2011 formalizzando il codice etico e l’organo di vigilanza).

Il D.Lgs. 231/01 delinea il contenuto dei modelli di organizzazione e di gestione, prevedendo che gli stessi, in relazione all’estensione dei poteri delegati e al rischio di commissione dei reati, devono individuare le attività e prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni della società in relazione ai reati da prevenire. Una società per esimersi dalla responsabilità deve dimostrare:

  • di avere adottato, con specifica delibera, un idoneo modello di organizzazione, gestione e controllo (il c.d. Modello Organizzativo);
  • di aver verificato l’efficacia attraverso un organismo interno dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo (c.d. Organismo di Vigilanza).

La responsabilità è esclusa se l’Ente, prima della commissione del reato, ha adottato ed efficacemente attuato un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire i reati commessi!

Il modello deve essere periodicamente verificato, aggiornato e fatto rispettare: questo il ruolo dell’Organismo di Vigilanza.

Deve essere stabilito e applicato, altresì, un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.

LA FASE DI ADOZIONE ED IL CONTROLLO DEL MODELLO ORGANIZZATIVO

Fase progettazione

La progettazione vera e propria di un Modello organizzativo, affinché risulti idoneo, efficace, efficiente ed adeguato, necessita di una serie di fasi, necessarie ed indispensabili.

a) In primis risulta necessario predisporre un esame preventivo del sistema di controllo interno (c.d. SCI) e d una valutazione della sua conformità rispetto agli standard in materia.

b) In seguito alla valutazione dello SCI il team di lavoro, avendo contezza di quella che è la realtà oggetto d’analisi, procederà alla mappatura dei processi e delle attività aziendali.

c) Identificate le singole attività (primarie e secondarie), si definisce una mappatura delle aree a rischio reato.

Le fasi di tale processo sono:

  • l’individuazione dei fattori di rischio;
  • l’analisi;
  • la valutazione;
  • le possibili strategie da adottare.

Bisogna studiare la rilevanza delle specifiche azioni/omissioni in tale caso.

La progettazione di un Modello Organizzativo richiede un’adeguata struttura organizzativa, ovvero la corretta identificazione dettagliata identificazione degli attori coinvolti nella gestione dell’azienda e la chiara attribuzione delle responsabilità a ciascuno di essi. Solo successivamente all’espletamento di tali fasi, si può passare alla progettazione vera e propria di un Modello Organizzativo.

IL CODICE ETICO

Terminata la fase di identificazione e valutazione dei rischi, ed una volta stilata la mappatura dei processi delle aree a rischio reato, risulta necessario progettare i meccanismi di controllo specifici, finalizzati a ridurre o eliminare il rischio di commissione di illeciti.

L’adozione di principi etici costituisce un utile base su cui impiantare un sistema di controllo preventivo. I codici etici, sono documenti ufficiali dell’ente, che nascono dalla volontà dei massimi vertici, che contengono l’insieme dei diritti e doveri, raccomandando, favorendo e proibendo determinati comportamenti. Tale codice deve essere adeguatamente conosciuto da tutti i soggetti, mediante mezzi specifici, affinché chiunque possa uniformare i propri comportamenti al codice etico dell’ente. A tal fine, deve essere  essere assicurato un adeguato programma di formazione e continuazione delle norme etiche contenute nel codice.